看到同事的行事曆寫著 OOO，代表他那段時間不在辦公室，別排會議給他。OOO（out of office）是外商與跨國團隊最常見的休假標記，也延伸成「休假自動回覆信」的代名詞。
🗣️ 意思與語氣
OOO 是 out of office 的縮寫，常見用法有：
- 行事曆標記：OOO – Annual leave（休年假）
- 自動回覆：OOO message / out-of-office reply
- 口語：I’ll be OOO next week.（我下週不在）
它本身是中性的狀態描述，不會透露你為什麼不在；如果不想說明原因（例如看病、私事），寫 OOO 就足夠了。不過要注意，「不在辦公室」不一定等於「完全聯絡不到」：出差、參加研討會、到客戶端開會也可能標 OOO，所以最好在後面補上能不能看信。
一封好的休假自動回覆，應該包含三件事：回來的日期、期間是否會看信、緊急時找誰。有了這三點，對方就不必乾等，也不會一直追你的信。
💼 3 個情境例句
Email｜自動回覆信
Thank you for your email. I’m out of the office from October 10 to 14 with limited access to email. For urgent matters, please contact Grace Lin at [email protected]. I’ll reply when I return on October 15. 感謝來信。10 月 10 日至 14 日我不在辦公室，查看信件的機會有限。若有急事，請聯絡林小姐（[email protected]），我會在 10 月 15 日回來後回覆您。
會議｜排時程
I’m OOO the first week of November, so let’s move the review to the 10th. 我十一月第一週請假，我們把審查會改到 10 號吧。
Slack｜狀態設定
Heads-up: I’ll be OOO tomorrow afternoon for a doctor’s appointment. Ping Leo if anything comes up. 先說一聲，我明天下午去看醫生不在，有事請找 Leo。
⚠️ 容易用錯的地方
- 是字母 O，不是數字 0：寫成 000 會讓人一頭霧水。
- 自動回覆別寫太私人：不需要寫「我去日本玩」，也別留私人手機，保護隱私也維持專業。
- 記得關掉：回來上班後忘記關自動回覆，客戶會以為你還在放假。回到崗位後怎麼快速清信，可以參考 收件匣歸零法 與 收假後怎麼重新進入狀態。
- 代理人要先講好：自動回覆寫了誰負責，務必事先告知對方並交接清楚。
🔁 替代說法
| 語氣 | 說法 | 用法 |
|---|---|---|
| 更正式 | I am currently on annual leave and will return on… | 正式自動回覆 |
| 更正式 | I am away on business travel with limited access to email. | 出差 |
| 中性 | I’ll be away / off next week. | 口頭或 Email |
| 更口語 | I’m off tomorrow. / Taking a day off. | 同事間、Slack |
一句話總結：OOO 告訴別人你不在，好的自動回覆告訴別人該怎麼辦。
🔗 延伸片語：EOD、loop in、keep me posted